Organiser sa participation à un salon ou comment intégrer l’événementiel à votre stratégie de communication & rentabiliser votre stand.

Dernière mise à jour : 11/10/2021

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« Organiser sa participation à un salon, ou comment intégrer l’événementiel à sa stratégie de communication et rentabiliser son stand » avec un seul mot d’ordre : faire de votre stand un projet rentable !

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Description
Points abordés durant la formation :
 
  • Exploiter la matrice d'analyse SWOT
  • Mettre en place une stratégie événementielle sur 2 ans
  • Construire un projet de stand, de l'achat à l'aménagement
  • Elaborer une stratégie de communication
  • Construire un fichier de contacts
  • Proposer un plan média
  • Publier les principaux réseaux sociaux (ciblage et format de publication pour LinkedIn, Instagram, Tweeter et Facebook)
  • Mettre en œuvre une stratégie éditoriale et rédiger dans l'esprit de la technique storytelling
  • Monter un budget
  • Manager son équipe autour d'un projet événementiel
  • Anticiper les risques liés à l'événementiel
Organisation dans le temps :
 
  • Formation de 3 jours, répartis sur 6 semaines – 1 jour tous les 15 jours
  • Journée 1, Définir une stratégie événementielle – 7h
  • Audit de la stratégie commerciale dans une perspective d'événement
  • Elaborer un cahier des charges événementiel
  • Elaborer un planning événementiel
  • Acheter son emplacement
  • Imaginer l'expérience visiteur sur votre stand
  • + 14 jours pour restituer les outils travaillés sur la journée
Journée 2, Définir une stratégie de communication – 7h
  • Identifier vos cibles
  • Choisir vos médias et vos formats de publication
  • Créer du contenu
  • Poser les bases de votre stratégie éditoriale
  • Introduction au storytelling
  • Digitalisez votre projet
  • Elaborer un plan média
  • Inclure les ressources du salon à votre plan opérationnel
  • + 14 jours pour restituer les outils travaillés sur la journée
Journée 3, Gestion de projet événementiel – 7h
  • Monter un budget
  • Manager votre équipe
  • Prévenir les risques
  • Anticiper les­ évolutions de l'événementiel

TARIFS
Formation inter-entreprises
Nombre de participant.e.s : minimum : 1 – maximum 5
Tarif individuel : 2 400€ TTC
Lieu : Cowork In Voiron, parking gratuit – gare routière et ferroviaire à proximité.

Dates des cessions :
  • 2022/1 : 4 janvier – 18 janvier – 1er février
  • 2022/2 : 7 juin – 21 juin – 5 juillet

Formation intra-entreprise (sur votre lieu de travail)Nombre de participant.e.s : minimum : 1 – maximum 5
Tarif individuel : 2 400€ TTC (hors frais de déplacement)
Tarif de groupe (à partir de 3 participant.e.) = 1 500€ TTC par personne (hors frais de déplacement)
Lieu : votre entreprise
Dates des cessions : à planifier ensemble selon votre projet
Modalités d'admission
  • Admission sans disposition particulière
Compétences acquises à l'issue de la formation
  • Être en mesure de construire une stratégie événementielle intégrée à sa stratégie commerciale
  • Être capable de mettre en place une stratégie de communication digitale
  • Être capable de gérer un projet événementiel en tant qu’exposant sur un salon
Objectifs de la formation
Être de capable de :
  • Réaliser et faire appliquer un cahier des charges événementiel
  • Fournir un plan de masse pour un stand en intégrant des solutions durables
  • Concevoir un fichier client segmenté
  • Rédiger une charte éditoriale
  • Élaborer un plan média sous Excel
  • Monter un budget complet sur Excel
  • Utiliser des techniques de gestion de projet avec ses collaborateur.rice.s et ses fournisseurs
Modalités pédagogiques
  • Apprentissage par l'expérimentation : toutes les étapes font l'objet d'une partie théorique et d'une mise en application pratique sur des outils dédiés (détail dans la partie moyens et supports pédagogiques).
  • Travail personnel à partir de ressources transmises en amont de la journée de formation dédiée
Public visé
  • Salarié.e. et entrepreneur.e.s
  • En démarche individuelle ou en équipe entreprise.
  • Force de vente, chargé.e de communication, assistant.e de direction, responsables communication & marketing, dirigeant.e.
  • Personnes en situation de handicap : des conditions d'accessibilités peuvent être mises en place. Merci de nous en informer avant afin de convenir ensemble des modalités d'accueil.
Prérequis
  • Être à l'aise avec les logiciels suivants : Word, PowerPoint et Excel
  • Savoir naviguer sur Internet
  • Avoir rempli le questionnaire d'analyse commerciale fourni à l'inscription
  • Il est fortement conseillé d'avoir au moins un compte sur un réseau social
  • Avoir un projet événementiel salon sur lequel s'appuyer pour la formation est un gros plus !
Moyens et supports pédagogiques
Formation théorique
  • Présentation power-point
Auto-apprentissage
  • E-book sur les principaux réseaux sociaux : description, avantages comparatifs et principaux formats
  • Articles de blog spécialisés
Outils pratiques à remplir par le.la stagiaire
  • Questionnaire d'analyse commerciale
  • Matrice SWOT type
  • Cahier des charges type
  • Listing d'annuaires événementiels
  • Moodboard Pinterest
  • Support pour plan de masse
  • Fichier client type
  • Charte éditoriale type
  • Plan média type sur Excel
  • Planning éditorial type sur Trello
  • Budget type sur Excel
  • Classeur Excel type pour la gestion de projet
  • Model de compte rendu de réunion
  • Model de roadbook
  • Formulaire de droite à l'image type

Moyens de support :
  • Groupe privé de soutient et d'échange sur LinkedIn
  • Assistance personnalisée par mail (réponse sous 48h) – adresse mail dédiée
Modalités d'évaluation et de suivi
  • Évaluation sur la production des documents réalisés par les stagiaires, sur la mise en application des notions vues en formation.
Formateurs
...

Lucie Pellicier

Profil du / des Formateur(s)
Pour mieux me connaître :

Petite histoire d'une serial sauveuse de stand tous nus, de facility manager en communication à experte en événementiel salon.
En 2017 je suis contactée par un client isérois pour un projet complètement dingue : l'aider à organiser sa participation à un très prestigieux salon international à Paris. Le défi est de taille !
Il a négocié un emplacement ultra avantageux de 25M² : un angle au bord d'une artère dans le hall des délégations pays. Ce n'est pas un fan d'événementiel, il pense que c'est un passage obligé par rapport à la concurrence et ses clients, ce projet lui coute de l'argent, du temps et de l'énergie sans lui rapporter un kopeck. Avec ces commerciaux ils ont l'habitude de poser de belles photos sur un 9m², un kakemono et 3 produits dans une vitrine. Il n'est vraiment pas motivé par ce projet mais il a conscience de son potentiel et des retombées en cas d'échec.

Les enjeux sont colossaux :
  • Très grosse négociation commerciale à finaliser sur le stand
  • Positionnement d'image sur le marché
  • Proposer un temps fort dans la vie de son entreprise après une période de forte croissance, créer du lien et fédérer ses salariés
Seulement voilà, le stand est à poil, mon client veut embarquer ses 100 salariés pour une journée sur le salon, nous sommes à J-40 jours du lancement. Tout, absolument tout, reste à faire.
Après plusieurs autres contrats dans le même genre – un VP event en 15 jours, un CES en 1 mois, un salon national en 4 semaines – je crée une structure qui me ressemble et qui répond à cette question essentielle : comment faire d'une participation à un événement un projet rentable et un levier fort de communication !
Je passe aussi de l'autre côté de la caméra en devenant organisatrice de salon. Je crée le salon Les Arts du Fil en Chartreuse et Impacte Ton Territoire Voiron, des événements locaux devenus des rendez-vous annuels attendu par leurs publics.
Je décide en parallèle de m'investir la digitalisation, autan pour moi que pour mes clients, afin de répondre aux enjeux de la crise sanitaire et économique.  Je créé un premier workshop « Comment digitaliser votre événement d'entreprise » en 2020, qui sera suivi par plusieurs série de webinaires pour mes clients
Cette année-là, les salons sont particulièrement difficiles en termes de contexte et d'organisation, mais le digital permet de maintenir un grand nombre de projets actifs. Mon double regard organisateur-exposant me permet de penser l'événementiel dans son ensemble. J'en conclu rapidement que les exposants et les organisateurs doivent repenser leurs relations. Il faut s'affranchir du model fournisseurs / clients pour devenir partenaires. Plus les exposants sont performants, plus les salons sont attractifs. En 2021 je décide d'aller plus loin. La reprise de l'événementiel a finalement bien lieu, mais hors de question de continuer à voir des entreprises exposer juste parce-que les autres y vont. Un stand doit être l'occasion pour les entreprises de repenser leur stratégie de communication, coordonner leurs actions commerciales et surtout d'être un levier de chiffre d'affaires.
Je décide alors de créer une formation professionnelle « Organiser sa participation à un salon, ou comment intégrer l'événementiel à sa stratégie de communication et rentabiliser son stand » avec un seul mot d'ordre : faire de votre stand un projet rentable !